Kolejne „kwiatki” z e-Doręczeniami! Wydruki pism elektronicznych z pieczęcią elektroniczną nie nadają się do doręczenia podatnikom! I pytanie czy PUH to decyzja elektroniczna czy papierowa?
Dzisiaj kolejna odsłona pułapek związanych z e-Doręczeniami. Na to należy zwrócić uwagę i czekać, aż uchwalona zostanie nowelizacji Ordynacji podatkowej. Nowela ma naprawić te „niedoróbki”.
Zgodnie z art. 126 § 1 Ordynacji podatkowej, sprawy podatkowe załatwiane są na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Pisma utrwalone w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym. Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu podatkowego ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią.
Kwalifikowana pieczęć organu podatkowego jest dużym ułatwieniem, bo system samodzielnie „stempluje” decyzje i mają one walor dokumentu elektronicznego. Takiej decyzji nie musi już podpisywać odrębnie wójt czy pracownik upoważniony. Taka decyzja jest gotowa do wysyłki elektronicznej.
Problem pojawia się jednak, jak chcielibyśmy zrobić wydruk takiej decyzji elektronicznej opatrzonej pieczęcią elektroniczną. A wszystko za sprawą innego przepisu Ordynacji podatkowej.
Zgodnie z art. 144b § 1 Ordynacji podatkowej, w przypadku pism utrwalonych w postaci elektronicznej, które zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, doręczenie może polegać na doręczeniu wydruku pisma odzwierciedlającego treść tego pisma.
Problem polega na tym, że ww. przepis Ordynacji podatkowej nie przewiduje możliwości doręczenia wydruku pisma elektronicznego, które zostało opatrzone pieczęcią elektroniczną organu podatkowego.
Problem ten jest znany Ministerstwu Finansów, które w nowelizacji Ordynacji podatkowej – wersja z 19 grudnia 2025 r. zaproponowało zmianę tego przepisu. Prace nad nowelizacją się przeciągają, bo miały pierwotnie wejść w życie 1.01.2026, jednak do tej pory zmiany nie trafiły pod obrady Sejmu RP. Po nowelizacji także wydruk pisma elektronicznego opatrzonego pieczęcią organu podatkowego będzie możliwy do skutecznego doręczenia.
Jednak to nie wszystko, jeśli chodzi o „kwiatki” e-Doręczeń. Niektóre z gmin i miast zdecydowały się już teraz na skorzystanie z usługi PUH – publicznej usługi hybrydowej i wysłanie wymiaru 2026 przy pomocy tej pomocy.
Zgodnie z art. 210 § 1a Ordynacji podatkowej, decyzja w sprawie ustalenia zobowiązania podatkowego w podatku od nieruchomości, podatku rolnym lub podatku leśnym, w tym w formie łącznego zobowiązania pieniężnego, sporządzana z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, może zamiast podpisu własnoręcznego osoby upoważnionej do jej wydania, zawierać podpis mechanicznie odtwarzany tej osoby lub nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do jej wydania. Przepis ten dotyczy decyzji papierowej. Przepis nie dotyczy decyzji elektronicznej.
Powstaje jednak pytanie czy decyzja przesyłana PUH to decyzja elektroniczna i do Poczty Polskiej S.A. należy przesłać podpisane decyzje w pliku pdf czy jednak decyzja PUH jako wydruk zrobiony przez Pocztę Polską S.A. to decyzja papierowa i można zastosować ww. przepis Ordynacji podatkowej.
Decyzja, która zostaje przekazana Poczcie Polskiej w ramach usługi PUH do doręczenia to dokument elektroniczny, a zatem ma być podpisany. Poczta Polska dokonuje wyłącznie przekształcenia dokumentu elektronicznego na postać papierową. W związku z powyższym przekazanie samego pdf bez podpisu oznacza, że Poczta Polska nie doręczyła decyzji w rozumieniu Ordynacji podatkowej, a zwykły papier bez mocy prawnej.
Zgodnie z art. 46 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych operator wyznaczony, świadcząc publiczną usługę hybrydową, przekształca dokument elektroniczny nadany przez podmiot publiczny z adresu do doręczeń elektronicznych w przesyłkę listową w celu doręczenia korespondencji do adresata. Przekształcenie odbywa się w sposób zautomatyzowany, zapewniający ochronę tajemnicy pocztowej na każdym etapie realizacji usługi.
Dla ułatwienia całej procedury wymiarowej i doręczeniowej można skorzystać z pieczęci elektronicznej i po integracji z systemem podatkowym decyzje zostaną automatycznie „ostemplowane”. Nie będzie konieczności podpisywania każdej z decyzji podpisem kwalifikowanym. Jednak i tutaj mamy wątpliwość, ponieważ art. 144b § 1 Ordynacji podatkowej nie wymienia wydruku z pieczęcią elektroniczną jako dokumentu do doręczenia. Przepis ma być dopiero zmieniony. Niemniej jednak art. 47 ust. 2 ustawy o doręczeniach elektronicznych wskazuje, że wykonane przez operatora wyznaczonego wydruki dokumentów, o których mowa w ust. 1, mają moc zrównaną z mocą dokumentów, z których zostały wykonane.
Czy przepis ten jest wystarczający, aby przyjąć, że w przypadku elektronicznej decyzji podatkowej „ostemplowanej” elektroniczną pieczęcią organu podatkowego wydrukowanej przez Pocztę Polską S.A. w ramach usługi PUH doręczana jest decyzja podatkowa, która wywoła skutki prawne? Moim zdaniem tak. Należy odróżnić wydruk z Op zrobiony przez organ podatkowy, od wydruku w rozumieniu ustawy o doręczeniach elektronicznych, który sporządza Poczta Polska S.A. Wówczas w pierwszej kolejności stosujemy ustawę o doręczeniach elektronicznych, a ta bez względu na podpis elektroniczny czy pieczęć elektroniczną zrównuje wydruk z oryginałem.
To jednak nie wszystkie pułapki e-Doręczeń i wymiaru 2026. Już na najbliższym szkoleniu o e-Doręczeniach opowiem o innych pułapkach.. Ostatnie miejsca pozostały na dodatkowy termin szkolenia 21.01.2026!
Nasze szkolenia na zimę 2026:
14.01.2026 e-DORĘCZENIA UPOMNIEŃ i PISM w EGZEKUCJI ADMINISTRACYJNEJ po zmianach od 1.01.2026 – podatki lokalne i opłata śmieciowa BRAK WOLNYCH MIEJSC!
21.01.2026 e-DORĘCZENIA UPOMNIEŃ i PISM w EGZEKUCJI ADMINISTRACYJNEJ po zmianach od 1.01.2026 – podatki lokalne i opłata śmieciowa Liczba miejsc ograniczona! Niższa cena przy wcześniejszym zgłoszeniu! DODATKOWY TERMIN! OSTATNIE MIEJSCA!
4-5.02.2026 AI KSIĘGOWOŚĆ PODATKOWA 2026 – PRZYPISY, ODPISY, WPŁATY i ZWROTY, ROZLICZANIE WPŁAT i SZTUCZNA INTELIGENCJA w KSIĘGOWOŚCI PODATKOWEJ – podatki lokalne i opłata śmieciowa Liczba miejsc ograniczona!