Upomnienie elektroniczne czy upomnienie tradycyjne?
Podstawy prawne wystawiania przez wierzyciela upomnienia – ustawa o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, Kodeks postępowania administracyjnego, ustawa o doręczeniach elektronicznych oraz rozporządzenia wykonawcze. Elementy upomnienia tradycyjnego, upomnienia elektronicznego. Terminy wystawiania i przesyłania upomnień do podatników. Problematyka terminowości przesłanego upomnienia, a wysyłka e-Doręczeniami. Czy przekazanie upomnienia do kancelarii urzędu oznacza dochowanie terminu jego wysłania? Upomnienia niezwłoczne, upomnienia z odroczonym terminem wysłania na mocy przepisów rozporządzenia Ministra Finansów. Upomnienia dla zaległości do 160 zł. Regulacje instrukcyjne dotyczące upomnień, a kontrola Najwyższej Izby Kontroli i Regionalnych Izb Obrachunkowych. Upomnienie oryginalne – papierowe. Upomnienie oryginalne – elektroniczne. Upomnienie – wydruk. Podstawy prawne i zasady postępowania na podstawie ustawy o postepowaniu egzekucyjnym w administracji i Kodeksu postępowania administracyjnego.
Obligatoryjne elementy upomnienia papierowego, upomnienia elektronicznego, upomnienia generowanego automatycznie. Co oznaczają upomnienia generowane automatycznie? Czy upomnienie elektroniczne może być plikiem pdf.? Czy plik pdf. wymaga dodatkowego uwierzytelnienia? Kiedy upomnienie elektroniczne musi być podpisane? Jakie przepisy regulują zasady podpisu na upomnieniu?
Kiedy upomnienie można przesłać bez podpisu? Co to jest pieczęć elektroniczna urzędu? Czy upomnienie elektroniczne musi być „stemplowane” pieczęcią elektroniczną? Czy upomnienie elektroniczne wymaga dodatkowo podpisu elektronicznego? Czy wysyłka upomnienia przez skrzynkę eDoręczeń uwierzytelnia przesłane upomnienie? Czy elektroniczne upomnienia doręczane są w trybie Ordynacji podatkowej, Kodeksu postepowania administracyjnego czy ustawy o doręczeniach elektronicznych? Awizo elektroniczne. Elektroniczna fikcja doręczenia, a fikcja tradycyjna. Doręczanie upomnienia na adres ADE.
Prywatne konta urzędników i PESEL do logowania w e-Doręczeniach? RPO ponagla MC o zmiany w przepisach!
Obywatele mają wątpliwości wobec obowiązku korzystania z prywatnych kont (profil zaufany, aplikacja mObywatel, bankowość elektroniczna) dla realizacji zadań służbowych za pośrednictwem systemu e-doręczeń. Rzecznik Praw Obywatelskich występuje w tej sprawie do wicepremiera, ministra cyfryzacji Krzysztofa Gawkowskiego. AKTUALIZACJA 10.07.2025: W obowiązującym stanie prawnym nie funkcjonuje podział na „prywatne” i „służbowe” środki identyfikacji elektronicznej – odpowiada MC. Zarazem informuje, że prowadzone są prace w zakresie wyeliminowania w każdym przypadku konieczności używania tzw. „prywatnych” środków identyfikacji.
AKTUALIZACJA 29.07.2025: RPO prosi o szczegóły aktualnych prac w MC w celu eliminacji w każdym przypadku konieczności używania tzw. „prywatnych” środków identyfikacji, ze wskazaniem, czy mają charakter legislacyjny, na jakim są etapie i jaki jest przewidywany termin ich ukończenia. AKTUALIZACJA 18.08.2025: Resortowy projekt umożliwi, w ramach systemu właściwego dla profilu zaufanego, wydawanie profili zaufanych także dla osób prawnych (profil zaufany podmiotu) oraz osób fizycznych reprezentujących osoby prawne (profil zaufany pracownika). Stworzy to możliwość uwierzytelnienia w usłudze przez pracowników podmiotów publicznych za pomocą środka identyfikacji elektronicznej, bez przekazywania do tej usługi online numeru PESEL – odpisało MC. AKTUALIZACJA 9.02.2026: Wobec prac MC ws. wyeliminowania konieczności używania prywatnych środków identyfikacji ZRPO Stanisław Trociuk prosi resort o informacje o aktualnym stanie tych prac oraz planowanym terminie ich zakończenia.
Ministerstwo Cyfryzacji przypomina! e-Doręczenia urząd stosuje tylko, gdy potrzebuje potwierdzenia nadania lub potwierdzenia odbioru!
Podmioty publiczne wskazane w ustawie mają obowiązek korzystania z e-Doręczeń, gdy doręczają korespondencję, która wymaga potwierdzenia jej nadania lub odbioru. Zatem każda korespondencja nadawana przez podmiot publiczny w formie elektronicznej, wymagająca takiego potwierdzenia powinna być prowadzona przez e-Doręczenia.
Wyjątki:
Szczególne wyjątki w stosowaniu e-Doręczeń określają art. 3 i 6 ustawy o doręczeniach elektronicznych.
Ten sposób korespondencji nie jest też wymagany, gdy podmiot publiczny komunikuje się z innym podmiotem publicznym lub niepublicznym i nie potrzebuje potwierdzenia nadania ani odbioru.
e-Doręczenia mają pełną moc prawną równoważną tradycyjnej przesyłce poleconej. Jako usługa zaufania zapewniają między innymi:
bezpieczeństwo treści – korespondencja jest zabezpieczona przed zmianą treści,
wiarygodność korespondencji – nadawca i adresat są identyfikowani podczas nadania i odbioru przesyłki,
bezpieczeństwo prawne – e-Doręczenia są zgodne z regulacjami europejskimi (eIDAS ) i polską ustawą o doręczeniach elektronicznych,
przejrzystość procesów – czas określonych czynności w procesie potwierdza kwalifikowany znacznik czasu.
Materiały informacyjne
Szczegółowe informacje na ten temat prezentujemy w przewodniku dla podmiotów publicznych.
Zachęcamy do korzystania również z pozostałych opracowań, w tym instrukcji i filmów instruktażowych. Warto zajrzeć także do sekcji najczęściej zadawanych pytań. Zamieszczamy tam odpowiedzi na pytania użytkowników. Baza odpowiedzi jest na bieżąco rozbudowywana.
Opracowano na podstawie informacji Ministerstwa Cyfryzacji z 13.02.2026.
Uwaga! Wyślesz raz decyzję podatkową PUH i cały urząd wpadnie w pułapkę!
Gdy odbiorca nie będzie miał adresu do e-Doręczeń, urząd wyśle dokumenty elektronicznie, ale zostaną one wydrukowane i doręczone odbiorcy przez operatora wyznaczonego (obecnie to Poczta Polska). Czasami podmioty publiczne będą musiały wybrać usługę hybrydową lub korespondencję papierową ze względu na wymogi prawa.
Usługa hybrydowa, czyli elektroniczno-papierowa (łączona), daje takie samo bezpieczeństwo jak elektroniczna:
-zapewnia tajemnicę korespondencji – jest ona drukowana i kopertowana automatycznie, -potwierdza tożsamość nadawcy, -daje wiarygodną informację o tym, jak doręczono wiadomość.
Tylko urzędy i inne podmioty publiczne mogą wysyłać dokumenty w usłudze hybrydowej.
Zgodnie z art. 155 ust. 6 ustawy o doręczeniach elektronicznych, jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne, samorządowe instytucje kultury, samorządowe osoby prawne oraz samorządowe zakłady budżetowe są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego od dnia określonego w komunikacie wydanym na podstawie ust. 10, a w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej od dnia 1 października 2029 r.
Obligatoryjne stosowanie PUH w urzędach miast i gmin będzie od 1.10.2029. Jednak już teraz urzędy mogą korzystać z tej formy doręczania korespondencji. Wiele urzędów szykuje się do dokonania wymiaru 2026 przy pomocy PUH. Są jednak także urzędy, w których nieświadomie konsekwencji wysyłki pojedynczych pism dokonują pracownicy. O jakich konsekwencjach mowa?
Ministerstwo Cyfryzacji prezentuje stanowisko, iż od 1 stycznia 2025 r. jednorazowe skorzystanie z PUH oznacza co do zasady obowiązek stosowania tej usługi, a wyjątki w jej stosowaniu są przewidziane w art. 6 UoDE. Decyzja o skorzystaniu z tego przepisu leży po stronie nadawcy, który bada, czy zaistniały przesłanki w nim określone. Jeśli podmiot publiczny (JST) po 1 stycznia 2025 r. podejmie decyzję o stosowaniu ustawy w zakresie PUH, to ma obowiązek stosować jej przepisy w całości.
Podstawa prawna przedstawiona przez Ministerstwo Cyfryzacji, uzasadniająca ww. stanowisko: art. 4, art. 5, art. 7 w związku z art. 6.
Jednorazowe skorzystanie z PUH zdaniem Ministerstwa Cyfryzacji oznacza konieczność stosowania tej usługi do całej korespondencji z urzędu. Oznaczać to będzie, że wszystkie sprawy, gdzie nie występuję PURDE korespondencja realizowana będzie PUH. Listy tradycyjne zostają zatem zasadniczo całkowicie wykluczone.
Kolejne „kwiatki” z e-Doręczeniami! Wydruki pism elektronicznych z pieczęcią elektroniczną nie nadają się do doręczenia podatnikom! I pytanie czy PUH to decyzja elektroniczna czy papierowa?
Dzisiaj kolejna odsłona pułapek związanych z e-Doręczeniami. Na to należy zwrócić uwagę i czekać, aż uchwalona zostanie nowelizacji Ordynacji podatkowej. Nowela ma naprawić te „niedoróbki”.
Zgodnie z art. 126 § 1 Ordynacji podatkowej, sprawy podatkowe załatwiane są na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Pisma utrwalone w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym. Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu podatkowego ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią.
Kwalifikowana pieczęć organu podatkowego jest dużym ułatwieniem, bo system samodzielnie „stempluje” decyzje i mają one walor dokumentu elektronicznego. Takiej decyzji nie musi już podpisywać odrębnie wójt czy pracownik upoważniony. Taka decyzja jest gotowa do wysyłki elektronicznej.
Problem pojawia się jednak, jak chcielibyśmy zrobić wydruk takiej decyzji elektronicznej opatrzonej pieczęcią elektroniczną. A wszystko za sprawą innego przepisu Ordynacji podatkowej.
Zgodnie z art. 144b § 1 Ordynacji podatkowej, w przypadku pism utrwalonych w postaci elektronicznej, które zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, doręczenie może polegać na doręczeniu wydruku pisma odzwierciedlającego treść tego pisma.
Problem polega na tym, że ww. przepis Ordynacji podatkowej nie przewiduje możliwości doręczenia wydruku pisma elektronicznego, które zostało opatrzone pieczęcią elektroniczną organu podatkowego.
Problem ten jest znany Ministerstwu Finansów, które w nowelizacji Ordynacji podatkowej – wersja z 19 grudnia 2025 r. zaproponowało zmianę tego przepisu. Prace nad nowelizacją się przeciągają, bo miały pierwotnie wejść w życie 1.01.2026, jednak do tej pory zmiany nie trafiły pod obrady Sejmu RP. Po nowelizacji także wydruk pisma elektronicznego opatrzonego pieczęcią organu podatkowego będzie możliwy do skutecznego doręczenia.
Jednak to nie wszystko, jeśli chodzi o „kwiatki” e-Doręczeń. Niektóre z gmin i miast zdecydowały się już teraz na skorzystanie z usługi PUH – publicznej usługi hybrydowej i wysłanie wymiaru 2026 przy pomocy tej pomocy.
Zgodnie z art. 210 § 1a Ordynacji podatkowej, decyzja w sprawie ustalenia zobowiązania podatkowego w podatku od nieruchomości, podatku rolnym lub podatku leśnym, w tym w formie łącznego zobowiązania pieniężnego, sporządzana z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, może zamiast podpisu własnoręcznego osoby upoważnionej do jej wydania, zawierać podpis mechanicznie odtwarzany tej osoby lub nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do jej wydania. Przepis ten dotyczy decyzji papierowej. Przepis nie dotyczy decyzji elektronicznej.
Powstaje jednak pytanie czy decyzja przesyłana PUH to decyzja elektroniczna i do Poczty Polskiej S.A. należy przesłać podpisane decyzje w pliku pdf czy jednak decyzja PUH jako wydruk zrobiony przez Pocztę Polską S.A. to decyzja papierowa i można zastosować ww. przepis Ordynacji podatkowej.
Decyzja, która zostaje przekazana Poczcie Polskiej w ramach usługi PUH do doręczenia to dokument elektroniczny, a zatem ma być podpisany. Poczta Polska dokonuje wyłącznie przekształcenia dokumentu elektronicznego na postać papierową. W związku z powyższym przekazanie samego pdf bez podpisu oznacza, że Poczta Polska nie doręczyła decyzji w rozumieniu Ordynacji podatkowej, a zwykły papier bez mocy prawnej.
Zgodnie z art. 46 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych operator wyznaczony, świadcząc publiczną usługę hybrydową, przekształca dokument elektroniczny nadany przez podmiot publiczny z adresu do doręczeń elektronicznych w przesyłkę listową w celu doręczenia korespondencji do adresata. Przekształcenie odbywa się w sposób zautomatyzowany, zapewniający ochronę tajemnicy pocztowej na każdym etapie realizacji usługi.
Dla ułatwienia całej procedury wymiarowej i doręczeniowej można skorzystać z pieczęci elektronicznej i po integracji z systemem podatkowym decyzje zostaną automatycznie „ostemplowane”. Nie będzie konieczności podpisywania każdej z decyzji podpisem kwalifikowanym. Jednak i tutaj mamy wątpliwość, ponieważ art. 144b § 1 Ordynacji podatkowej nie wymienia wydruku z pieczęcią elektroniczną jako dokumentu do doręczenia. Przepis ma być dopiero zmieniony. Niemniej jednak art. 47 ust. 2 ustawy o doręczeniach elektronicznych wskazuje, że wykonane przez operatora wyznaczonego wydruki dokumentów, o których mowa w ust. 1, mają moc zrównaną z mocą dokumentów, z których zostały wykonane.
Czy przepis ten jest wystarczający, aby przyjąć, że w przypadku elektronicznej decyzji podatkowej „ostemplowanej” elektroniczną pieczęcią organu podatkowego wydrukowanej przez Pocztę Polską S.A. w ramach usługi PUH doręczana jest decyzja podatkowa, która wywoła skutki prawne? Moim zdaniem tak. Należy odróżnić wydruk z Op zrobiony przez organ podatkowy, od wydruku w rozumieniu ustawy o doręczeniach elektronicznych, który sporządza Poczta Polska S.A. Wówczas w pierwszej kolejności stosujemy ustawę o doręczeniach elektronicznych, a ta bez względu na podpis elektroniczny czy pieczęć elektroniczną zrównuje wydruk z oryginałem.
To jednak nie wszystkie pułapki e-Doręczeń i wymiaru 2026. Już na najbliższym szkoleniu o e-Doręczeniach opowiem o innych pułapkach.. Ostatnie miejsca pozostały na dodatkowy termin szkolenia 21.01.2026!
