RIO skontrolowało windykację podatków! Opóźnienia w działaniach windykacyjnych i nie udokumentowanie rozmów z podatnikami!
Stwierdzono przypadki, w których działania windykacyjne podejmowano z opóźnieniem. Zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 18 listopada 2020 roku w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2083), wierzyciel przesyłał zobowiązanemu upomnienie, o ile było wymagane, w zakresie należności pieniężnej, której wysokość: 1) przekraczała dziesięciokrotność kosztów upomnienia: [1] niezwłocznie – jeżeli nie zostały podjęte działania informacyjne, [2] przed upływem 21 dni od dnia, w którym po raz pierwszy podjęto działanie informacyjne; 2) nie przekraczała dziesięciokrotności kosztów upomnienia – przed upływem 6 miesięcy poprzedzających upływ terminu przedawnienia należności pieniężnej. Obecnie w powyższym zakresie obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 lutego 2024 roku w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz.U. z 2024 r., poz. 316), które weszło w życie w dniu 25 marca 2024 roku.
Ponadto, podejmowane działania informacyjne w postaci rozmów telefonicznych z podatnikami nie zostały udokumentowane, czego wymóg zawarto w § 2 przedmiotowego rozporządzenia, który stanowi, iż: wierzyciel może podejmować działania informacyjne w przypadku, gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest dłuższy niż 6 miesięcy, a tytuł wykonawczy nie został wystawiony. Działania informacyjne są podejmowane w formie ustnej lub pisemnej. Działania informacyjne są ewidencjonowane w systemie teleinformatycznym wierzyciela lub przy użyciu programu komputerowego, jeżeli istnieją warunki techniczne do ich ewidencjonowania w takim systemie lub przy użyciu takiego programu, albo w postaci papierowej. Zewidencjonowaniu podlegają forma działania informacyjnego, data jego podjęcia oraz imię i nazwisko osoby, która podjęła działanie informacyjne.
Opracowano na podstawie wystąpienia pokontrolnego RIO Łódź z dnia 12 sierpnia 2026 r., znak: WK – 602/39/2026.
Gmina nie zgodziła się z kontrolującym z RIO w sprawie terminu załatwienia sprawy z Op! Kolegium RIO przyznało rację.. gminie!
Czasami warto złożyć zastrzeżenia do wystąpienia pokontrolnego. Wówczas nad sprawą pochyli się kolegium RIO.
Podczas kontroli został sformułowany wniosek pokontrolny w stosunku do gminy „sprawy podatkowe załatwiać w terminie określonym w art. 139 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie zawiadamiać stronę, podając przyczyny niedotrzymania terminu i wskazując nowy termin załatwienia sprawy, stosownie do art. 140 § 1 ww. ustawy”.
Zgodnie z art. 139 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, załatwienie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania dowodowego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak niepóźniej niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – niepóźniej niż w ciągu 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, chyba że przepisy niniejszej ustawy stanowią inaczej.
Zasadniczo kontrolujący przyjęli, że badane sprawy powinny być załatwione w miesiąc, nie ustalając jednocześnie czy, aby sprawa nie jest szczególnie skomplikowana. Stwierdzono brak zawiadomienia podatnika o przedłużeniu załatwienia sprawy.
Rozpatrując powyższe zastrzeżenie Kolegium Izby podzieliło stanowisko Burmistrza Z.. Podnieść należy, że w protokole kontroli kontrolujący ustalili jakie czynności podejmował organ podatkowy w toku prowadzonych postępowań. Natomiast w części pierwszej wystąpienia pokontrolnego w zakresie dochodów z tytułu podatków (pkt 3 i 7) dokonano zestawienia daty wszczęcia postępowań podatkowych oraz daty wydania decyzji, z którego to zestawienia, zdaniem kontrolujących wynika, że przedmiotowe decyzje zostały wydane z naruszeniem miesięcznego terminu załatwienia sprawy, o którym mowa w art. 139 § 1 Ordynacji podatkowej. Kolegium Izby podkreśla, że przywołany przepis art. 139 § 1 Ordynacji podatkowej określa dwa terminy załatwiania spraw podatkowych przez organ pierwszej instancji. Po pierwsze załatwienie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania dowodowego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak niepóźniej niż w ciągu miesiąca, po drugie załatwienie sprawy szczególnie skomplikowanej powinno nastąpić niepóźniej niż w ciągu 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, chyba że przepisy niniejszej ustawy stanowią inaczej. Z powyższego uregulowania wynika, że co do zasady, termin załatwiania sprawy w pierwszej instancji wynosi jeden miesiąc, jeżeli materiał dowodowy dostępny dla organu w momencie wszczęcia postępowania nie daje możliwości załatwienia sprawy niezwłocznie i należy przeprowadzić postępowanie dowodowe. Art. 139 § 1 Ordynacji podatkowej zawiera także drugi termin załatwienia sprawy, w sytuacji gdy jest ona szczególnie skomplikowana. W takim przypadku termin załatwienia sprawy nie może być dłuższy niż 2 miesiące. Kolegium Izby zwraca uwagę, że pojęcie sprawy szczególnie skomplikowanej podlega ocenie z punktu widzenia stanu faktycznego oraz prawnego danej sprawy, a także rodzaju i liczby dowodów, które należy przeprowadzić przed wydaniem decyzji. W sytuacji uznania sprawy przez organ pierwszej instancji za szczególnie skomplikowaną może mieć zastosowanie dłuższy termin jej załatwienia, który wynosi maksymalnie dwa miesiące. Należy podkreślić, że zgodnie z art. 140 § 1 Ordynacji podatkowej o każdym przypadku niezałatwienia sprawy we właściwym terminie organ podatkowy obowiązany jest zawiadomić stronę, podając przyczyny niedotrzymania terminu i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.
Mając powyższe na uwadze Kolegium Izby uznało, że w wystąpieniu pokontrolnym nie wykazano z jakich powodów przyjęto, że przedmiotowe sprawy nie są szczególnie skomplikowane, o czym mowa w art. 139 § 1 Ordynacji podatkowej oraz nie wykazano, iż przeprowadzony zakres postępowań dowodowych uzasadniał załatwienie tych spraw w terminie jednego miesiąca. W ocenie Kolegium Izby wniosek pokontrolny skierowany do jednostki kontrolowanej powinien opierać się nie tylko na przytoczeniu przepisów prawa, ale także na wyjaśnieniu wykładni tych przepisów odniesionej do stanu faktycznego sprawy. Jest to szczególnie istotne z punktu widzenia jednostki kontrolowanej, bowiem przedstawia tok rozumowania kontrolujących, który doprowadził do sformułowania wniosku pokontrolnego i pozwala tej jednostce poznać motywy, którymi kierowali się kontrolujący. W konsekwencji, Kolegium Izby uznało również, że nie było podstaw do przyjęcia, że obowiązek wynikający z przepisu art. 140 § 1 Ordynacji podatkowej powstaje już po upływie jednego miesiąca, pomimo iż ustawowy termin właściwy dla sprawy szczególnie skomplikowanej jeszcze nie upłynął.
UCHWAŁA NR 16/28/2026 KOLEGIUM REGIONALNEJ IZBY OBRACHUNKOWEJ W ŁODZI z dnia 29 lipca 2026 r. Opubl. BIP RIO Łódź
Koszty upomnienia w decyzji ratalnej z zaległościami podatkowymi? Przedawnione nadpłaty na kontach? RIO kontroluje podatki!
W decyzji Burmistrza Miasta i Gminy O. nr FIN.3120.19.2025.D w sprawie rozłożenia na raty zaległości podatkowej w podatku od nieruchomości z dnia 10.12.2025 r. rozłożono na 20 rat zaległości podatkowe w podatku od nieruchomości w kwocie 6.138,00 zł, w której ujęto również koszty upomnienia w kwocie 16,00 zł. Działanie to naruszyło art. 67a § 1 pkt 2 w związku z art. 3 pkt 3 ustawy Ordynacja podatkowa, które uprawniają organ podatkowy do odraczania lub rozkładania na raty zapłaty podatku lub zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, ale nie obejmuje to kosztów upomnienia.
Koszty upomnienia stanowią niepodatkową należność budżetową o charakterze publicznoprawnym, do której zastosowanie mają przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
RIO zaleca: obejmować decyzjami o ulgach wyłącznie zaległości podatkowe lub odsetki, z wyłączeniem kosztów upomnienia, które stanowią niepodatkową należność budżetową, stosownie do art. 67a § 1 pkt 2 w związku z art. 3 pkt 3 ustawy Ordynacja podatkowa.
Nie przeksięgowano nadpłat podatku od nieruchomości oraz podatku rolnego od osób fizycznych powstałych w latach 2019 – 2020 w wysokości 1.889,11 zł, do której, na podstawie art. 80 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, wygasło prawo do zwrotu. Było niezgodne z: a) art. 20 ust. 1 ustawy dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, ze zm.) w związku z art. 80 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, b) art. 24 ust. 1 w związku z ust. 2 ustawy o rachunkowości.
RIO zaleca: nadpłaty podatku, w stosunku do których wygasło prawo do zwrotu, przeksięgować w tym okresie sprawozdawczym, w którym nastąpiło takie zdarzenie, stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, ze zm.) w związku z art. 80 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
Opracowano na podstawie wystąpienia pokontrolnego Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu z dnia 19 sierpnia 2026 r., znak: WK.4022.11.2026.
Uwaga! Zwrócić uwagę na ten mały szczegół! RIO właśnie wytknęło to podczas kontroli w gminie!
Najnowsze wystąpienie pokontrolne Regionalnej Izby Obrachunkowej i ciekawy przypadek nieprawidłowości, który zasadniczo może mieć miejsce w każdej gminie. Warto to zweryfikować i nie popełniać tego błędu.
Niewyłączenie się dwóch pracowników organu podatkowego w Referacie ds. Wymiaru Podatków od Nieruchomości, Rolnego i Leśnego Osób Fizycznych od udziału w postępowaniu w sprawach dotyczących zobowiązań podatkowych oraz innych spraw normowanych przepisami prawa podatkowego, w których stroną był Kierownik Referatu, tj. osoba pozostająca wobec pracowników tegoż Referatu w stosunku nadrzędności służbowej. Powyższe dotyczyło podpisania decyzji w sprawie podatku od nieruchomości na rok: 2023, 2024 i 2025 dla Kierownika Referatu ds. Wymiaru Podatków od Nieruchomości, Rolnego i Leśnego Osób Fizycznych przez pracowników tegoż Referatu, co stanowi o naruszeniu przepisu art. 130 § 1 pkt 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.
RIO zaleca Przestrzeganie przepisu art. 130 § 1 pkt 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2026 r., poz. 622, z późn. zm.), poprzez zapewnienie wyłączania się pracowników organu podatkowego od udziału w postępowaniu w sprawach dotyczących zobowiązań podatkowych oraz innych spraw normowanych przepisami prawa podatkowego, w których stroną jest osoba pozostająca wobec nich w stosunku nadrzędności służbowej.
Opracowano na podstawie wystąpienia pokontrolnego Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie z dnia 4 sierpnia 2026 r., znak: WK.6130.4S.2025.
RIO kontroluje podatki! Jakie błędy zostały wykryte podczas kontroli?
Mamy dla Was najnowsze wystąpienie pokontrolne Regionalnej Izby Obrachunkowej i błędy, które zostały stwierdzone podczas kontroli.
RIO stwierdza podczas kontroli Analizując rzetelność danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych Rb-27S i Rb-PDP za 2025 rok w zakresie skutków obniżenia górnych stawek podatków lokalnych oraz skutków udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień, w oparciu o przedstawioną dokumentację źródłową stwierdzono zaniechanie ujęcia skutków wynikających z decyzji dotyczycącej umorzenia podatku od nieruchomości od osób fizycznych w wysokości 1.185,60 zł.
RIO stwierdza podczas kontroli W badanym okresie nie przeprowadzano kontroli podatkowych, o których mowa w art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami regulującymi opodatkowanie podatkiem od nieruchomości w przypadku budynków podstawą opodatkowania jest powierzchnia użytkowa, w przypadku budowli ich wartość, a w niektórych przypadkach koniecznym jest również ustalenie sposobu wykorzystywania budynków i gruntów. Tego rodzaju informacji nie można uzyskać z bazy danych ewidencji gruntów i budynków. A zatem wskazanym byłoby wykorzystywanie wszystkich dostępnych źródeł informacji. Kontrole podatkowe stanowią instrument pozwalający na uzyskanie pełnej wiedzy w powyższym zakresie, szczególnie znaczący w sytuacjach, w których z czynności sprawdzających wynikają istotne wątpliwości, co do rzetelności danych wykazanych w deklaracjach i informacjach podatkowych.
RIO stwierdza podczas kontroli W przypadku podatników wymienionych w tabeli nr 1 (str. 107 protokołu kontroli) działania upominawcze polegające na doręczeniu wystawionego upomnienia przeprowadzono po upływie 40 dni od upływu terminu płatności poszczególnych rat podatku. Biorąc pod uwagę wysokość zaległości (przekraczającą dziesięciokrotność kosztów upomnienia), podjęcie działań po upływie 30 dni od terminu płatności raty naruszało zapisy § 16 ust. 5 polityki rachunkowości w Urzędzie Gminy B. oraz § 3 pkt 1 lit. a) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 lutego 2024 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 316), który obliguje wierzyciela do niezwłocznego podjęcia działań zmierzających do spełnienia przez dłużnika obowiązku wywiązania się z zapłaty zaległego zobowiązania.
RIO stwierdza podczas kontroli W przypadku podatników wymienionych w tabeli nr 2 (str. 108 protokołu kontroli) tytuły wykonawcze wystawiono i przekazano do organów egzekucyjnych po upływie co najmniej dwóch miesięcy. Zgodnie z § 5 rozporządzenia w sprawie postępowania wierzycieli należności w przypadku dłużników posiadających zaległości w kwocie przekraczającej dziesięciokrotność kosztów upomnienia pieniężnych wystawia tytuł niezwłocznie, natomiast z § 17 ust. 1 instrukcji w sprawie ewidencji i poboru podatków i opłat w Urzędzie Gminy B. wynika, że działania powinny być podjęte w ciągu 45 dni od dnia doręczenia upomnienia.
Opracowano na podstawie wystąpienia pokontrolnego Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku z dnia 4 sierpnia 2026 r., znak: RIO.I.6001-10/26.
