Uwaga! Wyślesz raz decyzję podatkową PUH i cały urząd wpadnie w pułapkę!
Gdy odbiorca nie będzie miał adresu do e-Doręczeń, urząd wyśle dokumenty elektronicznie, ale zostaną one wydrukowane i doręczone odbiorcy przez operatora wyznaczonego (obecnie to Poczta Polska). Czasami podmioty publiczne będą musiały wybrać usługę hybrydową lub korespondencję papierową ze względu na wymogi prawa.
Usługa hybrydowa, czyli elektroniczno-papierowa (łączona), daje takie samo bezpieczeństwo jak elektroniczna:
-zapewnia tajemnicę korespondencji – jest ona drukowana i kopertowana automatycznie, -potwierdza tożsamość nadawcy, -daje wiarygodną informację o tym, jak doręczono wiadomość.
Tylko urzędy i inne podmioty publiczne mogą wysyłać dokumenty w usłudze hybrydowej.
Zgodnie z art. 155 ust. 6 ustawy o doręczeniach elektronicznych, jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne, samorządowe instytucje kultury, samorządowe osoby prawne oraz samorządowe zakłady budżetowe są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego od dnia określonego w komunikacie wydanym na podstawie ust. 10, a w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej od dnia 1 października 2029 r.
Obligatoryjne stosowanie PUH w urzędach miast i gmin będzie od 1.10.2029. Jednak już teraz urzędy mogą korzystać z tej formy doręczania korespondencji. Wiele urzędów szykuje się do dokonania wymiaru 2026 przy pomocy PUH. Są jednak także urzędy, w których nieświadomie konsekwencji wysyłki pojedynczych pism dokonują pracownicy. O jakich konsekwencjach mowa?
Ministerstwo Cyfryzacji prezentuje stanowisko, iż od 1 stycznia 2025 r. jednorazowe skorzystanie z PUH oznacza co do zasady obowiązek stosowania tej usługi, a wyjątki w jej stosowaniu są przewidziane w art. 6 UoDE. Decyzja o skorzystaniu z tego przepisu leży po stronie nadawcy, który bada, czy zaistniały przesłanki w nim określone. Jeśli podmiot publiczny (JST) po 1 stycznia 2025 r. podejmie decyzję o stosowaniu ustawy w zakresie PUH, to ma obowiązek stosować jej przepisy w całości.
Podstawa prawna przedstawiona przez Ministerstwo Cyfryzacji, uzasadniająca ww. stanowisko: art. 4, art. 5, art. 7 w związku z art. 6.
Jednorazowe skorzystanie z PUH zdaniem Ministerstwa Cyfryzacji oznacza konieczność stosowania tej usługi do całej korespondencji z urzędu. Oznaczać to będzie, że wszystkie sprawy, gdzie nie występuję PURDE korespondencja realizowana będzie PUH. Listy tradycyjne zostają zatem zasadniczo całkowicie wykluczone.
Kolejne „kwiatki” z e-Doręczeniami! Wydruki pism elektronicznych z pieczęcią elektroniczną nie nadają się do doręczenia podatnikom! I pytanie czy PUH to decyzja elektroniczna czy papierowa?
Dzisiaj kolejna odsłona pułapek związanych z e-Doręczeniami. Na to należy zwrócić uwagę i czekać, aż uchwalona zostanie nowelizacji Ordynacji podatkowej. Nowela ma naprawić te „niedoróbki”.
Zgodnie z art. 126 § 1 Ordynacji podatkowej, sprawy podatkowe załatwiane są na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Pisma utrwalone w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym. Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu podatkowego ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią.
Kwalifikowana pieczęć organu podatkowego jest dużym ułatwieniem, bo system samodzielnie „stempluje” decyzje i mają one walor dokumentu elektronicznego. Takiej decyzji nie musi już podpisywać odrębnie wójt czy pracownik upoważniony. Taka decyzja jest gotowa do wysyłki elektronicznej.
Problem pojawia się jednak, jak chcielibyśmy zrobić wydruk takiej decyzji elektronicznej opatrzonej pieczęcią elektroniczną. A wszystko za sprawą innego przepisu Ordynacji podatkowej.
Zgodnie z art. 144b § 1 Ordynacji podatkowej, w przypadku pism utrwalonych w postaci elektronicznej, które zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, doręczenie może polegać na doręczeniu wydruku pisma odzwierciedlającego treść tego pisma.
Problem polega na tym, że ww. przepis Ordynacji podatkowej nie przewiduje możliwości doręczenia wydruku pisma elektronicznego, które zostało opatrzone pieczęcią elektroniczną organu podatkowego.
Problem ten jest znany Ministerstwu Finansów, które w nowelizacji Ordynacji podatkowej – wersja z 19 grudnia 2025 r. zaproponowało zmianę tego przepisu. Prace nad nowelizacją się przeciągają, bo miały pierwotnie wejść w życie 1.01.2026, jednak do tej pory zmiany nie trafiły pod obrady Sejmu RP. Po nowelizacji także wydruk pisma elektronicznego opatrzonego pieczęcią organu podatkowego będzie możliwy do skutecznego doręczenia.
Jednak to nie wszystko, jeśli chodzi o „kwiatki” e-Doręczeń. Niektóre z gmin i miast zdecydowały się już teraz na skorzystanie z usługi PUH – publicznej usługi hybrydowej i wysłanie wymiaru 2026 przy pomocy tej pomocy.
Zgodnie z art. 210 § 1a Ordynacji podatkowej, decyzja w sprawie ustalenia zobowiązania podatkowego w podatku od nieruchomości, podatku rolnym lub podatku leśnym, w tym w formie łącznego zobowiązania pieniężnego, sporządzana z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, może zamiast podpisu własnoręcznego osoby upoważnionej do jej wydania, zawierać podpis mechanicznie odtwarzany tej osoby lub nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do jej wydania. Przepis ten dotyczy decyzji papierowej. Przepis nie dotyczy decyzji elektronicznej.
Powstaje jednak pytanie czy decyzja przesyłana PUH to decyzja elektroniczna i do Poczty Polskiej S.A. należy przesłać podpisane decyzje w pliku pdf czy jednak decyzja PUH jako wydruk zrobiony przez Pocztę Polską S.A. to decyzja papierowa i można zastosować ww. przepis Ordynacji podatkowej.
Decyzja, która zostaje przekazana Poczcie Polskiej w ramach usługi PUH do doręczenia to dokument elektroniczny, a zatem ma być podpisany. Poczta Polska dokonuje wyłącznie przekształcenia dokumentu elektronicznego na postać papierową. W związku z powyższym przekazanie samego pdf bez podpisu oznacza, że Poczta Polska nie doręczyła decyzji w rozumieniu Ordynacji podatkowej, a zwykły papier bez mocy prawnej.
Zgodnie z art. 46 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych operator wyznaczony, świadcząc publiczną usługę hybrydową, przekształca dokument elektroniczny nadany przez podmiot publiczny z adresu do doręczeń elektronicznych w przesyłkę listową w celu doręczenia korespondencji do adresata. Przekształcenie odbywa się w sposób zautomatyzowany, zapewniający ochronę tajemnicy pocztowej na każdym etapie realizacji usługi.
Dla ułatwienia całej procedury wymiarowej i doręczeniowej można skorzystać z pieczęci elektronicznej i po integracji z systemem podatkowym decyzje zostaną automatycznie „ostemplowane”. Nie będzie konieczności podpisywania każdej z decyzji podpisem kwalifikowanym. Jednak i tutaj mamy wątpliwość, ponieważ art. 144b § 1 Ordynacji podatkowej nie wymienia wydruku z pieczęcią elektroniczną jako dokumentu do doręczenia. Przepis ma być dopiero zmieniony. Niemniej jednak art. 47 ust. 2 ustawy o doręczeniach elektronicznych wskazuje, że wykonane przez operatora wyznaczonego wydruki dokumentów, o których mowa w ust. 1, mają moc zrównaną z mocą dokumentów, z których zostały wykonane.
Czy przepis ten jest wystarczający, aby przyjąć, że w przypadku elektronicznej decyzji podatkowej „ostemplowanej” elektroniczną pieczęcią organu podatkowego wydrukowanej przez Pocztę Polską S.A. w ramach usługi PUH doręczana jest decyzja podatkowa, która wywoła skutki prawne? Moim zdaniem tak. Należy odróżnić wydruk z Op zrobiony przez organ podatkowy, od wydruku w rozumieniu ustawy o doręczeniach elektronicznych, który sporządza Poczta Polska S.A. Wówczas w pierwszej kolejności stosujemy ustawę o doręczeniach elektronicznych, a ta bez względu na podpis elektroniczny czy pieczęć elektroniczną zrównuje wydruk z oryginałem.
To jednak nie wszystkie pułapki e-Doręczeń i wymiaru 2026. Już na najbliższym szkoleniu o e-Doręczeniach opowiem o innych pułapkach.. Ostatnie miejsca pozostały na dodatkowy termin szkolenia 21.01.2026!
To jest dramat! Wymiar 2026 zagrożony przez e-Doręczenia? Ministerstwo Finansów nie zdążyło ze zmianami!
Dzisiaj kolejna odsłona pułapek związanych z e-Doręczeniami i tak naprawdę „zmuszaniem” urzędów do elektronicznych dokumentów, gdzie wybór sposobu załatwienia sprawy w formie tradycyjnej czy elektronicznej dają przepisy Ordynacji podatkowej czy też Kodeksu postępowania administracyjnego. Czy wymiar 2026 w gminach może być zagrożony?
Moim zdaniem najpierw powinna być wprowadzona zasada obligatoryjnego prowadzenia spraw w formie elektronicznej, a następnie dopiero wprowadzenie obowiązkowych e-Doręczeń w urzędach. Myślę, że wiele osób czytających dzisiejszy wpis się ze mną zgadza.
Zgodnie z art. 210 § 1a Ordynacji podatkowej, decyzja w sprawie ustalenia zobowiązania podatkowego w podatku od nieruchomości, podatku rolnym lub podatku leśnym, w tym w formie łącznego zobowiązania pieniężnego, sporządzana z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, może zamiast podpisu własnoręcznego osoby upoważnionej do jej wydania, zawierać podpis mechanicznie odtwarzany tej osoby lub nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do jej wydania.
Przepis art. 210 § 1a Ordynacji podatkowej dotyczy tylko decyzji papierowych. Nie ma on zastosowania do decyzji elektronicznych. W przypadku wysyłki przez e-Doręczenia pdf z nadrukiem czy podpisem mechanicznych nie będzie to decyzja w rozumieniu Ordynacji podatkowej, a zwykły „papier” bez skutków prawnych. Decyzje elektroniczne muszą być zatem podpisane elektronicznie.
Miała być zmiana tego przepisu Ordynacji podatkowej, jednak nowelizacja utknęła w uzgodnieniach i Ministerstwo Finansów nie zdążyło. Aktualnie mamy projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej z dnia 19 grudnia 2025 roku, który zmienia brzmienie ww. przepisu i ma ułatwić gminnym organom podatkowym sprawny wymiar. Niestety nie wymiar 2026.
Przepis art. 210 § 1a Ordynacji podatkowej – proponowana zmiana MF według projektu nowelizacji z 19.12.2025 r. „§ 1a. Decyzja w sprawie ustalenia zobowiązania podatkowego w podatku od nieruchomości, podatku rolnym lub podatku leśnym, w tym w formie łącznego zobowiązania pieniężnego, sporządzana z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, może zamiast podpisu osoby upoważnionej do jej wydania zawierać: 1) podpis mechanicznie odtwarzany tej osoby lub nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do jej wydania – w przypadku decyzji w postaci papierowej; 2) wskazanie imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do jej wydania – w przypadku decyzji w postaci elektronicznej.”.
W praktyce aktualne brzmienie niniejszej regulacji z Ordynacji podatkowej powoduje, że decyzje sporządzane z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego wydawane w postaci papierowej nie są podpisywane, zaś w postaci elektronicznej wymagają podpisu elektronicznego. W zakresie decyzji elektronicznych zastosowanie znajdą zatem ogólne regulacje Ordynacji podatkowej dotyczące pism elektronicznych.
To jednak nie wszystkie pułapki e-Doręczeń i wymiaru 2026. Już dzisiaj na szkoleniu opowiem o innych zagrożeniach. Ostatnie miejsca pozostały na dodatkowy termin szkolenia 21.01.2026!
Do komornika sądowego wysyłka przez e-Doręczenia czy jednak przez e-PUAP? Czy wysyłka przez e-Doręczenia wywoła skutek prawny?
Dzisiaj krótko na temat wymiany korespondencji z komornikiem sądowym. Dotyczy to wierzycieli należności podatkowych, którzy przy zbiegu przesyłają wnioski do komornika sądowego, jak również administracyjnych organów egzekucyjnych.
Po pierwsze zgodnie z 155 ust. 7 ustawy o doręczeniach elektronicznych, sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej od dnia 1 października 2029 r.
Komornicy mogą korzystać przy doręczeniach z usług tj. Publicznej Usługi Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE) i Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH) na podstawie przepisów Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 1 grudnia 2023 r. w sprawie określenia terminów i zakresów spraw, w których komornicy sądowi mogą dokonywać doręczeń na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych albo za pokwitowaniem przez operatora wyznaczonego w ramach publicznej usługi hybrydowej.
Oznacza to, że usługa e-Doręczeń dla komorników sądowych działa aktualnie jednostronnie tj. komornik może korzystać z e-Doręczeń w określonych sprawach, natomiast do komornika sądowego pisma powinny być kierowane innymi dostępnymi kanałami.
Zgodnie z art. 759’2 Kodeksu postępowania cywilnego, komornik dokonuje doręczeń administracyjnym organom egzekucyjnym, organom podatkowym oraz wierzycielom należności pieniężnych, których egzekucja została przejęta przez sądowy organ egzekucyjny w wyniku zbiegu egzekucji administracyjnej i sądowej, będącym podmiotami publicznymi obowiązanymi do udostępniania i obsługi elektronicznej skrzynki podawczej na podstawie art. 16 ust. 1a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 307 i 1222), wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego albo z użyciem środków komunikacji elektronicznej, w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 63a § 2 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2023 r. poz. 2505 i 2760 oraz z 2024 r. poz. 858, 859, 1222 i 1473).
Te regulacje to rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 kwietnia 2024 r. w sprawie adnotacji w sprawie zbiegu egzekucji oraz dokonywania doręczeń przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego albo z użyciem środków komunikacji elektronicznej pomiędzy organami egzekucyjnymi oraz pomiędzy organem egzekucyjnym a komornikiem sądowym. Należy także pamiętać, że rozporządzenie zawiera przepis przejściowy – § 7 rozporządzenia.
Należy mieć na uwadze, że aktualnie komornik nie jest zobowiązany do e-Doręczeń, a doręczenie przez wierzyciela czy organ egzekucyjny pism na jego adres e-Doręczeń, który jest widoczny w BAE może budzić wątpliwości w zakresie skuteczności ich doręczenia.
Uwaga na pułapki e-Doręczeń! Deklaracja na opłatę śmieciową przez e-Doręczenia bez uchwały RM niemożliwa! A co z e-PUAP-em?
Dzisiaj krótko na temat deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi i możliwości jej złożenia za pośrednictwem e-Doręczeń. W zakresie informacji i deklaracji na podatki lokalne stosowne wyjaśnienia przekazało Ministerstwo Finansów. Nie ma natomiast wyjaśnień w zakresie opłaty śmieciowej.
Po pierwsze zgodnie z art. 6n ust. 1 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, rada gminy, uwzględniając konieczność zapewnienia prawidłowego obliczenia wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi oraz ułatwienia składania deklaracji, określi, w drodze uchwały stanowiącej akt prawa miejscowego: 1) wzór deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi składanej przez właścicieli nieruchomości, z uwzględnieniem art. 6m ust. 1a i 1b, obejmujący objaśnienia dotyczące sposobu jej wypełnienia, informacje wskazane w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) oraz pouczenie, że deklaracja stanowi podstawę do wystawienia tytułu wykonawczego; uchwała zawiera także informację o terminach i miejscu składania deklaracji; 2) warunki i tryb składania deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności: a) ich format elektroniczny oraz układ informacji i powiązań między nimi zgodnie z przepisami o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, b) sposób ich przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej, c) rodzaje podpisu elektronicznego, którym powinny być opatrzone.
W zakresie opłaty śmieciowej rada gminy zobowiązana jest określić uchwałą warunki i tryb składania deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Uchwała jest aktem prawa miejscowego wydawana na podstawie ustawowej delegacji.
W przypadku, gdy rada gminy wskazała, że deklaracja składana jest za pośrednictwem elektronicznej platformy usług administracji publicznej ePUAP to od 1.01.2026 ten sposób składania deklaracji śmieciowej może być nadal stosowany. Deklaracja śmieciowa złożona za pośrednictwem e-PUAP jest skuteczna.
Za budzącą wątpliwości należy uznać praktykę niektórych urzędów, które wyłączyły od 1.01,2026 adres e-PUAP. Na skrzynce e-PUAP ich adres nie istnieje i nie ma możliwości przesłania deklaracji śmieciowej, gdzie ich uchwały dopuszczają taką możliwość.
Taka sama sytuacja dotyczy informacji i deklaracji na podatki lokalne, gdzie zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 czerwca 2019 r. w sprawie sposobu przesyłania informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych oraz deklaracji na podatek od nieruchomości za pomocą środków komunikacji elektronicznej informacje i deklaracje mogą być przesyłane z wykorzystaniem elektronicznej platformy usług administracji publicznej (ePUAP).
W przypadku braku aktualizacji uchwały w sprawie deklaracji śmieciowej i dopuszczenia możliwości składania tej deklaracji za pośrednictwem adresu do doręczeń elektronicznych właściciel nieruchomości, który posiada ADE nie ma możliwości składania takiej deklaracji na adres do doręczeń elektronicznych. Złożenie deklaracji do organu podatkowego w formie pliku PDF odpowiednio podpisanego przez właściciela nieruchomości na ADE urzędu będzie oznaczać, że taka deklaracja nie została skutecznie złożona.
Wskazane jest zatem jak najszybsze zaktualizowanie uchwały i dopuszczenie możliwości składania deklaracji śmieciowej na adres do doręczeń elektronicznych organu podatkowego. Niemniej jednak decyzję w tym zakresie podejmuje rada gminy.
