RIO sprawdza podatki lokalne i znajduje osoby nieżyjące! Brak opodatkowania i brak działań wyjaśniających organu podatkowego!
Badając powszechność opodatkowania podatkiem rolnym stwierdzono że, nie doręczono decyzji wymiarowych podatnikom o numerach ewidencyjnych 200010 i 200172. Przyczyną był fakt, iż podatnicy ci nie żyją. Organ podatkowy nie prowadził postępowania wyjaśniającego celem ustalenia spadkobierców i dokonania właściwego doręczenia decyzji wymiarowych (art. 144 Ordynacji podatkowej). Należ wskazać, iż obowiązkiem Pana Wójta jest realizacja dochodów z należnych jednostce tytułów, w tym także podatkowych, z zachowaniem przymiotów powszechności, prawidłowości i kompletności.
W tym kontekście rolą organu podatkowego jest też stosowanie rozwiązań prawnych mających na celu przeniesienie odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe a także długi z tytułów podatkowych m.in. na spadkobierców lub osoby trzecie. W pierwszym przypadku jest to możliwe po ustaleniu spadkobierców. Podmiot mający interes prawny ma możliwość zastosowania procedury opisanej w art. 1025 Kodeksu cywilnego, co polega na złożeniu w sądzie powszechnym wniosku o wydanie postanowienia o nabyciu prawa do spadku.
Po skutecznym uzyskaniu takiego postanowienia możliwe jest skuteczne przeniesienie odpowiedzialności na spadkobierców w trybie art. 100 Ordynacji podatkowej. Ponieważ w opisywanym przypadku procedury tej nie zastosowano można stwierdzić, iż przymiot powszechności nie został zachowany Należy też wskazać, iż zaniechanie ustalenia spadkobierców i nie doręczenie decyzji wymiarowych powoduje, że zobowiązanie podatkowe nie powstaje (art. 21 § 1 Ordynacji podatkowej), co w konsekwencji może prowadzić do przedawnienia określonego w art. 68 i nast. Ordynacji podatkowej.
Zgodnie z art. 99 tej ustawy bieg terminów przedawnienia ulega zawieszeniu od dnia śmierci spadkodawcy do dnia uprawomocnienia się postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia prawa do spadku, nie dłużej jednak niż do dnia, w którym upłynęły 2 lata od śmierci spadkodawcy.
RIO zaleca: podjęcie działań zmierzających do ustalenia spadkobierców w celu właściwego doręczenia decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego.
Opracowano na podstawie wystąpienia pokontrolnego Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku z dnia 3 listopada 2025 r., znak: RIO.IV.6001-5/25.
Dramat podczas kontroli! RIO, aż podkreśliło w wystąpieniu pokontrolnym stwierdzone teraz i przy wcześniejszej kontroli błędy! Gmina nie zastosowała się do zaleceń, a w księgowości podatkowej fikcja na 275.131,11 zł!
W zakresie windykacji zaległości w łącznym zobowiązaniu pieniężnym (w badanej próbie kontrolnej, szczegółowo opisanej w protokole kontroli), stwierdzono na podstawie przedłożonych dokumentów źródłowych, że czynności windykacyjne w kontrolowanym okresie 2023-2024 były prowadzone bieżąco. Natomiast na skutek zaniechań w latach wcześniejszych – na które inspektorzy RIO wskazywali również w protokole poprzedniej kontroli – wystąpiły przypadki przedawnienia zaległości podatkowych, które w dalszym ciągu widnieją na kartach księgowych poszczególnych podatników:
-podatnik o numerze identyfikacyjnym (…)5 – zaległości z 2018 roku na kwotę 18.686 zł, przedawniły się w dniu 1 stycznia 2024 roku; -podatnik o numerze identyfikacyjnym (…)6 – zaległości z okresu od X raty 2015 roku do VII raty 2018 roku na łączną kwotę 97.963,01 zł, przedawniły się – zaległości z 2018 roku w dniu 1 stycznia 2024 roku; -podatnik o numerze identyfikacyjnym (…)7 – zaległości od I raty 2008 roku do IV raty 2019 roku na kwotę 74.570,20 zł – w dniu 1 stycznia 2025 roku przedawniły się zaległości z 2019 roku; -podatnik o numerze identyfikacyjnym (…)8 – zaległości z okresu od 2004 do 2009 roku na kwotę 38.453,00 zł są przedawnione i powinny być odpisane, natomiast zobowiązania podatkowe od III raty 2015 roku do IV raty 2018 roku na kwotę 27.593,00 zł należy przeanalizować z uwzględnieniem wszystkich okoliczności powodujących przerwanie lub zawieszenie biegu terminu przedawnienia; -podatnik o numerze identyfikacyjnym (…)9 – kwota zaległości 17.865,90 zł – za okres od II/2005 do IV/2009 i IV rata 2013 roku – uległa przedawnieniu.
Przepis art. 70 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, stanowi że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Organ podatkowy winien analizować zobowiązania podatkowe poszczególnych podatników, z uwzględnieniem wszystkich okoliczności powodujących przerwanie lub zawieszenie biegu terminu przedawnienia, określonych w art. 70 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art. 59 § 1 powołanej ustawy – zobowiązanie podatkowe wygasa w całości lub w części między innymi wskutek przedawnienia (pkt 9).
RIO zaleca! Dokonać analizy zaległości podatkowych, figurujących na kontach poszczególnych podatników wymienionych w pierwszej części wystąpienia, z uwzględnieniem wszystkich okoliczności powodujących przerwanie lub zawieszenie biegu terminu przedawnienia, określonych w art. 70 ustawy Ordynacja podatkowa, pod kątem ich przedawnienia i w konsekwencji odpisania z ewidencji księgowej.
Uwaga na e-Doręczenia! Doręczenie papierowe decyzji dla podatnika z adresem w BAE może oznaczać, że decyzja nie została doręczona, egzekucja jest nielegalna, a zastosowany środek egzekucyjny nie przerywa biegu terminu przedawnienia!
Tylko do 31 grudnia 2025 r. obowiązuje okres przejściowy dla podmiotów publicznych. Powinny one w tym czasie wysyłać korespondencję w pierwszej kolejności na adres do e-Doręczeń, ale w ściśle określonych sytuacjach mogą doręczać ją innymi kanałami. Także w tym okresie mogą odstąpić od korzystania z e-Doręczeń, jeśli uzasadniają to przesłanki organizacyjne. Okres przejściowy to również czas na dostosowanie organizacyjne, techniczne i proceduralne, które nie zwalnia z obowiązku posiadania adresu do e-Doręczeń i ich wdrażania.
Zgodnie z art. 145 § 1 pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela – temu przedstawicielowi. Według § 2 tego artykułu jeżeli ustanowiono pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi pod adresem wskazanym w pełnomocnictwie. Stosownie do art. 138c § 1 o.p. pełnomocnictwo wskazuje dane identyfikujące mocodawcę, w tym jego identyfikator podatkowy, dane identyfikujące pełnomocnika, w tym jego identyfikator podatkowy, a w przypadku nierezydenta – numer i serię paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, lub inny numer identyfikacyjny, o ile nie posiada identyfikatora podatkowego, adres tego pełnomocnika do doręczeń w kraju, a w przypadku adwokata, radcy prawnego lub doradcy podatkowego – także jego adres elektroniczny.
Z art. 144 § 5 o.p. wynika zatem, że pełnomocnikom profesjonalnym (doradcom podatkowym, radcom prawnym, adwokatom) oraz organom administracji publicznej pisma są doręczane za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo w siedzibie organu podatkowego, czyli odmiennie niż pozostałym osobom fizycznym, osobom prawym oraz jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej. Doręczanie pism w postaci „papierowej” podmiotom wymienionym w art. 144 § 5 o.p., co do zasady, jest możliwe, gdy pełnomocnik lub organ administracji publicznej (osoba reprezentująca taki podmiot) znajdują się w siedzibie organu podatkowego. Doręczenie pełnomocnikowi profesjonalnemu może również nastąpić w sposób tradycyjny, czyli na zasadach określonych w art. 144 § 1 pkt 1 o.p., w przypadku wystąpienia problemów technicznych uniemożliwiających organowi podatkowemu doręczenie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 144 § 3 o.p.). Doręczenie zatem profesjonalnemu pełnomocnikowi pism w postępowaniu podatkowym następuje co do zasady za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zaś doręczenie drogą tradycyjną dopiero w przypadku wystąpienia problemów technicznych, uniemożliwiających organowi doręczenie za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
W świetle uchwały NSA z 7 marca 2022 r., sygn. akt I FPS 4/21, nie powinno budzić żadnych wątpliwości, że warunkiem wejścia decyzji do obrotu prawnego jest jej skuteczne doręczenie stronie, a w przypadku gdy strona jest reprezentowana przez pełnomocnika – temu pełnomocnikowi. Brak prawidłowego doręczenia decyzji oznacza, że decyzja taka nie weszła do obrotu prawnego i nie może być przedmiotem odwołania. W powyższej uchwale Naczelny Sąd Administracyjny przypomniał, że przepisy postępowania pełnią funkcję gwarancyjną przede wszystkim w stosunku do strony postępowania. Dotyczy to unormowań nakładających określone obowiązki na organ administracji publicznej prowadzący postępowanie. Funkcja gwarancyjna jest szczególnie widoczna w zakresie przepisów regulujących doręczenia, bo te normy prawne nakładają na organ podatkowy obowiązek dokonywania doręczeń pism w określonej formie i w określonym trybie. Ma to stanowić gwarancję, że strona postępowania będzie powiadomiona o wszystkich istotnych czynnościach toczącego się postępowania, w konsekwencji czego będzie mogła chronić swoje prawa. W konstatacji swoich wywodów Naczelny Sąd Administracyjny zaznaczył, że ze względu na ochronny charakter przepisów o doręczeniach nie jest dopuszczalne, aby skutki błędu organu podatkowego w zakresie realizacji tych norm prawnych były przerzucane na stronę postępowania.
Mając na uwadze, że doręczenie decyzji nie nastąpiło ani w czerwcu 2023 r. ani w lipcu 2023 r., lecz dopiero 29 grudnia 2023 r. za pośrednictwem platformy e-PUAP. To oznacza, że dopiero z tym dniem przedmiotowa decyzja mogła stanowić podstawę prawną zastosowania środka egzekucyjnego, a co za tym idzie dopiero od dnia doręczenia pełnomocnikowi strony decyzji rozpoczął bieg do złożenia skargi do sądu administracyjnego. Tym samym aż do dnia 31 grudnia 2023 r. nie wystąpiły skutki materialnoprawne przewidziane w art. 70 § 4 o.p. ani art. 70 § 6 pkt 2 o.p. Tym samym uchybienie przepisom procesowym przez WSA w Łodzi miało istotny wpływ na wynik sprawy. Zatem za zasadny należało uznać zarzut naruszenia art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. w zw. z art. 144 § 5 o.p. w zw. z art. 144 § 1c i § 1a o.p. i art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. a i ust. 2 u.d.e., a także i art. 144a § 1 pkt 2 o.p. oraz art. 120 o.p. i art. 126 o.p.
Opracowano na podstawie wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego dnia 11 czerwca 2025 r., sygn. akt III FSK 390/24.
Ostatnia szansa na ponowną egzekucję, albo będzie przedawnienie zaległości podatkowych! Umorzenie postępowania na bezskuteczność nie oznacza umorzenia zaległości podatkowych!
Z dniem 31 grudnia 2025 roku mija zasadniczy termin przedawnienia dla zaległości podatkowych za 2020 rok. Jeżeli w toku postępowania egzekucyjnego w administracji nie został zastosowany środek egzekucyjny, o którym podatnik został zawiadomiony wymagalność należności podatkowych nie ulegnie wydłużeniu,
Należy mieć na uwadze, że w przypadku, gdy organ egzekucyjny umorzył postępowanie na podstawie art. 59 § 2 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji nie oznacza to, że zaległości podatkowe przestają istniej, a tym bardziej, że wierzyciel nic już z zaległościami nie robi.
Postępowanie egzekucyjne może być umorzone w przypadku, gdy dalsza egzekucja administracyjna będzie bezskuteczna z powodu braku majątku lub źródła dochodu zobowiązanego, z których jest możliwe wyegzekwowanie środków pieniężnych przewyższających koszty egzekucyjne.
W przypadku zaległości podatkowych, dla których postępowanie zostało umorzone wierzyciel zobowiązany jest minimum 1 raz w roku dokonać ich weryfikacji i sprawdzić czy nadal są wymagalne i czy nie zachodzą przesłanki do ponownego skierowania ich do egzekucji administracyjnej.
Bardzo często podatnicy mają zaległości podatkowe z lat wcześniejszych, gdzie postępowanie zostało umorzone, a bieżące zaległości podatkowe są ściągane przez urząd skarbowy czy regulowane samodzielnie. Jest to podstawa do ponownego zajęcia się wcześniejszymi zaległościami podatkowymi. Brak działań w tym zakresie jest działaniem na szkodę gminy, miasta czy związku gmin.
Zgodnie z ustawą o postępowaniu egzekucyjnym w administracji w przypadku umorzenia postępowania egzekucyjnego z przyczyny określonej w art. 59 § 2 postępowanie egzekucyjne wszczyna się ponownie: 1) na wniosek wierzyciela o ponowne wszczęcie egzekucji administracyjnej – jeżeli organ egzekucyjny nie jest jednocześnie wierzycielem, 2) z urzędu, poprzez wydanie zawiadomienia o ponownym wszczęciu egzekucji administracyjnej, o którym mowa w § 4 – jeżeli organ egzekucyjny jest jednocześnie wierzycielem – po ujawnieniu przez wierzyciela majątku lub źródła dochodu zobowiązanego, z których jest możliwe wyegzekwowanie środków pieniężnych przewyższających koszty egzekucyjne.
Kiedy wierzyciel może ponownie skierować zaległość podatkową do egzekucji?
Jak prawidłowo sporządzić wniosek o ponowną egzekucję administracyjną?
Kiedy należy wystawić dalszy tytuł wykonawczy?
Co z kosztami egzekucyjnymi w ponownej egzekucji?
Czy ponowne wszczęcie egzekucji administracyjnej ma być poprzedzone nowym upomnieniem?
Zasady wdrażania ponownej egzekucji przez wierzyciela w związku z wcześniejszym umorzeniem na podstawie art. 59 § 2 upea. Obowiązek rocznego weryfikowania zaległości podatkowych bez czynnej egzekucji. W jaki sposób wierzyciel może zweryfikować stan majątkowy podatnika z nieściągalnymi zaległościami podatkowymi?
Jak sporządzić wniosek o ponowną egzekucję administracyjną i do kogo skierować?
Czy konieczne jest wystawienie nowych tytułów wykonawczych?
Urząd skarbowy umorzył stare tytuły na bezskuteczność egzekucji administracyjnej, a nowe tytuły wykonawcze zaczyna ściągać – jak postąpić w sprawie i czy należy stare sprawy ponownie kierować do egzekucji administracyjnej?
Weryfikacja zaległości podatkowych, które ulegają przedawnieniu z końcem 2023 roku – ostatnia szansa na czynności wierzyciela, ponowna weryfikacja majątku, notatka z czynności pracownika jako dowód dla kontroli RIO braku winy w przyczynieniu się do przedawnienia zaległości podatkowych.
Weryfikacja stanu majątkowego podatnika w Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych.
Sądowe wyjawienie majątku – wzór wniosku.
To tylko niektóre pytania i problemy, które zostaną omówione na ostatnim szkoleniu w tym roku. TRUDNE PRZYPADKI w EGZEKUCJI ADMINISTRACYJNEJ i e-DORĘCZENIA UPOMNIEŃ i PISM po ZMIANACH OD 1.01.2026 – podatki lokalne i opłata śmieciowa. Poszukiwanie majątku i ponowna egzekucja. Podatnik za granicą. Spółka w organizacji. Darowizny i intercyzy. Administracyjne i sądowe wyjawienie majątku. Ukrywanie majątku. Wywołanie zbiegu egzekucji administracyjnej z egzekucją sądową. Sądowa klauzula wykonalności na administracyjny tytuł wykonawczy. UWAGA! Ostatnie szkolenie 2025!
Przedawnione zaległości podatkowe 2020 księgujemy w styczniu 2026! W księgowości podatkowej obowiązują zasady, a nie dowolność! Nie ma miejsca na kreatywne księgowania!
Księgowanie przedawnionych zaległości podatkowych 2020, które ulegną przedawnieniu z dniem 31 grudnia 2025 roku można zaksięgować w styczniu 2026, a może w lutym 2026, a może w marcu 2026? „Byleby” zaksięgować tutaj nie obowiązuje, bo w księgowości podatkowej obowiązują zasady, a te należy znać i bezwzględnie ich przestrzegać. Inaczej księgowość jest księgowością wypaczoną.
Regionalne Izby Obrachunkowe podczas kontroli gospodarki finansowej gminy sprawdzają także zapisy w księgowości podatkowej, w szczególności operacje dotyczące przypisów, odpisów, wpłat, wygaśnięcia zobowiązania w formie niepieniężnej oraz zwroty nadpłat, oceniając bieżące i rzetelne prowadzenie ksiąg.
Na dzień 31 grudnia 2025 roku należy przeprowadzić inwentaryzację zaległości podatkowych i nadpłat, mając na uwadze przepisy ustawy o rachunkowości. Wszelkie błędy, które nastąpiły w trakcie roku powinny być skorygowane jako wynik tej inwentaryzacji. Obowiązuje tutaj metoda weryfikacji. Inwentaryzacja powinna zostać w odpowiedni sposób udokumentowana i rozliczona w roku, którego dotyczy.
Zaległości podatkowe 2020, które ulegną przedawnieniu z dniem 31 grudnia 2025 roku należy zaksięgować do stycznia 2026. W pierwszej kolejności dokonujemy ich weryfikacji i sprawdzamy czy nie doszło do ewentualnego przerwania biegu terminu przedawnienia w wyniku zastosowania środa egzekucyjnego czy w wyniku ogłoszenia upadłości.
W sprawie środków egzekucyjnych kierujemy zapytanie do naczelnika urzędu skarbowego. Nawet, jeżeli odpowiedź przyjdzie w miesiącu lutym 2026, potwierdzająca brak skutecznie przerwanego biegu terminu przedawnienia, księgowań dokonujemy w miesiącu styczniu 2026, a nie lutym 2026.
Należy mieć na uwadze, że księgowość podatkowa za 2025 rok nie jest ostatecznie zamknięta. To, że nastąpiło otwarcie nowego roku 2026 w księgowości podatkowej nie oznacza, że jest to otwarcie ostateczne. Do momenty, kiedy nie zostaną zamknięte ostatecznie księgi rachunkowe za 2025 rok nie ma mowy o zamykaniu miesięcy 2026 roku w księgowości podatkowej.
Zaległości podatkowe na dzień 31 grudnia 2025 roku w zakresie podatków lokalnych i opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi należy objąć odpisami aktualizującymi, mając na uwadze przepisy ustawy o rachunkowości oraz Krajowego Standardu Rachunkowości nr 4 „Utrata wartości aktywów”. Aktualizacji wyceny dokonuje księgowy podatkowy i przekazuje odpowiednie dane do księgowości syntetycznej.
Ponadto zaległości podatkowe, które na 31.12.2025 figurują w księgach rachunkowych, a 1.01.2026 zostaną odpisane jako przedawnione należy w całości objąć aktualizacją wyceny.
Szczególne zasady aktualizacji obowiązują także w przypadku zaległości podatkowych na 31 grudnia 2025 r., które w styczniu, lutym, czy marcu 2026 zostaną zapłacone albo ściągnięte w drodze egzekucji administracyjnej.
Aktualizacja wyceny należności jest obligatoryjna. Brak odpisów aktualizujących salda zaległości podatkowych na 31.12.2025 roku to złamanie zasady ostrożności z ustawy o rachunkowości. Wówczas bilans czy rachunek zysków i strat staje się fikcją. Jakościowe cechy tych sprawozdań nie są zachowane.
Księgowość podatkowa jest znacznym obszarem rachunkowości urzędu jako jednostki budżetowej i należy podejmować wszystkie czynności przewidziane przepisami o rachunkowości, dbać o realizację zasad rachunkowości, a przede wszystkim zasady nadrzędnej rachunkowości – matki wszystkich zasad rachunkowości – jasnego i wiernego obrazu. W rachunkowości nie ma miejsca na kreatywność i fikcję.
Automatyczne księgowania w księgowości podatkowej, w tym stosowanie automatów księgujących nie zwalnia księgowych podatkowych z weryfikacji zapisów księgowych dokonanych automatycznie. W przypadku błędów, różnic czy rozbieżności należy podejmować działania korygujące, a do ksiąg rachunkowych wprowadzić odpowiednie korekty zapisów księgowych.
Automaty księgujące nie mogą być stosowane np. w przypadku kwot ściągniętych w drodze egzekucji administracyjnej. Nie obowiązuje tutaj zasada księgowania na najwcześniejsze zaległości podatkowe. Gdyby doszło do takich księgowań to jest to postepowanie nieprawidłowe, a kwoty z urzędu skarbowego są błędnie zaksięgowane. Odpowiedzialność za tą sytuację ponosi księgowy podatkowy.
Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.
