Upomnienie elektroniczne czy upomnienie tradycyjne?
Podstawy prawne wystawiania przez wierzyciela upomnienia – ustawa o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, Kodeks postępowania administracyjnego, ustawa o doręczeniach elektronicznych oraz rozporządzenia wykonawcze. Elementy upomnienia tradycyjnego, upomnienia elektronicznego. Terminy wystawiania i przesyłania upomnień do podatników. Problematyka terminowości przesłanego upomnienia, a wysyłka e-Doręczeniami. Czy przekazanie upomnienia do kancelarii urzędu oznacza dochowanie terminu jego wysłania? Upomnienia niezwłoczne, upomnienia z odroczonym terminem wysłania na mocy przepisów rozporządzenia Ministra Finansów. Upomnienia dla zaległości do 160 zł. Regulacje instrukcyjne dotyczące upomnień, a kontrola Najwyższej Izby Kontroli i Regionalnych Izb Obrachunkowych. Upomnienie oryginalne – papierowe. Upomnienie oryginalne – elektroniczne. Upomnienie – wydruk. Podstawy prawne i zasady postępowania na podstawie ustawy o postepowaniu egzekucyjnym w administracji i Kodeksu postępowania administracyjnego.
Obligatoryjne elementy upomnienia papierowego, upomnienia elektronicznego, upomnienia generowanego automatycznie. Co oznaczają upomnienia generowane automatycznie? Czy upomnienie elektroniczne może być plikiem pdf.? Czy plik pdf. wymaga dodatkowego uwierzytelnienia? Kiedy upomnienie elektroniczne musi być podpisane? Jakie przepisy regulują zasady podpisu na upomnieniu?
Kiedy upomnienie można przesłać bez podpisu? Co to jest pieczęć elektroniczna urzędu? Czy upomnienie elektroniczne musi być „stemplowane” pieczęcią elektroniczną? Czy upomnienie elektroniczne wymaga dodatkowo podpisu elektronicznego? Czy wysyłka upomnienia przez skrzynkę eDoręczeń uwierzytelnia przesłane upomnienie? Czy elektroniczne upomnienia doręczane są w trybie Ordynacji podatkowej, Kodeksu postepowania administracyjnego czy ustawy o doręczeniach elektronicznych? Awizo elektroniczne. Elektroniczna fikcja doręczenia, a fikcja tradycyjna. Doręczanie upomnienia na adres ADE.
RIO Kontrola i znowu błędy w podatkach! Brak kontroli podatkowych, błędy w skutkach, a upomnień brak lub po terminie! Tytuły wykonawcze także z opóźnieniem!
Stwierdzono, że organ podatkowy w ostatnich latach nie przeprowadzał kontroli podatkowych, o których mowa w art. 281 Ordynacji podatkowej. Celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, jak podatnicy wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego oraz weryfikacja (uzupełnienie) danych niezbędnych przy realizacji dochodów, których wysokość jest pochodną podstaw opodatkowania prezentowanych przez podatników. Informacje, jakie można pozyskać w trakcie kontroli to powierzchnia użytkowa budynków, wartość budowli wykorzystywanych w działalności gospodarczej, rzeczywiste powierzchnie nieruchomości zajętych na działalność gospodarczą. Potwierdzeniem konieczności przeprowadzania kontroli podatkowych są m.in. ustalenia kontroli RIO, które w dużej mierze wskazują na potrzebę weryfikacji wykazywanych podstaw podatkowania.
Analiza danych wykazanych w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-PDP za rok 2024, w zakresie skutków obniżenia górnych stawek podatków oraz udzielonych ulg, odroczeń i umorzeń wykazała, że: a) zaniżono o 6.400 zł wartość skutków wynikającą z wydanych w kontrolowanym okresie decyzji w sprawie umorzenia zaległego podatku od nieruchomości od osób prawnych. W kontrolowanym okresie wydana została jedna decyzja i z jej treści wynika, że wartość umorzonego podatku wynosi 96.376 zł, natomiast w sprawozdaniu wykazano kwotę 89.976 zł;
W zakresie powszechności działań upominawczych w przypadku dłużników wymienionych w tabeli na str. 106 protokołu kontroli w kontrolowanym okresie nie wystawiano upomnień, co wskazuje na naruszenie zapisów § 3 pkt 1 lit. a) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 lutego 2024 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 316) oraz zapisów instrukcji w sprawie egzekucji administracyjnej należności pieniężnych w Urzędzie Gminy K.; b) w przypadku podatników wymienionych w pierwszej tabeli na str. 107 protokołu kontroli upomnienia wysłano po terminie wynikającym z instrukcji w sprawie egzekucji administracyjnej należności pieniężnych w Urzędzie Gminy K., tj. ponad pięć miesięcy po terminie płatności. Instrukcja stanowi, że w przypadku nie uregulowania przez zobowiązanego wymaganych należności sporządza się i wysyła upomnienia nie później niż do końca miesiąca następującego po miesiącu,
W przypadku podatników wymienionych w drugiej tabeli na str. 107 protokołu kontroli stwierdzono brak wystawienia tytułów wykonawczych, co narusza § 5 pkt 1 rozporządzenia w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych, obligujący wierzyciela do niezwłocznego działania. Także instrukcja w sprawie egzekucji administracyjnej należności pieniężnych w Urzędzie Gminy K. wskazuje, że jeżeli zaległości objęte upomnieniem nie zostały zapłacone, to nie później jak po upływie 30 dni od dnia doręczenia upomnienia pracownik zobowiązany do egzekwowania należności sporządza na kwoty zaległe tytuły wykonawcze; d) w przypadku podatników wymienionych w tabeli na str. 108 protokołu kontroli ustalono, że tytuły wykonawcze zostały wystawione i przekazane do organów egzekucyjnych znacząco po upływie 30 dni (np. 165 dni), co jest niezgodne z wewnętrznymi regulacjami kontrolowanej jednostki, które obligują do wystawienia tytułu nie później jak przed upływem 30 dni od dnia wystawienia upomnienia. Ponadto zgodnie z § 5 rozporządzenia w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych w przypadku dłużników posiadających zaległości w kwocie przekraczającej dziesięciokrotność kosztów upomnienia wystawia się tytuł niezwłocznie.
Opracowano na podstawie wystąpienia pokontrolnego Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku z dnia 29 lipca 2029 r., znak RIO.I.6001-3/25.
Kolejna RIO „piłuje” podatki podczas kontroli! Zamiast upomnienia na zaległość wezwanie i to bez kosztów, błędy w przypisach, brak upomnień, a umorzenie zaległości na pismo bez żadnych dokumentów!
Wystawienie w dniu 15.12.2022 r. i przesłanie podatnikowi podatku od nieruchomości, upomnienia (nazwanego „wezwaniem do zapłaty”) niezawierającego informacji wymaganych przepisem § 2 pkt 1, pkt 3, pkt 4 lit. b i lit. d oraz pkt 5 – 7 ww. rozporządzenia, w tym: numeru upomnienia, numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub (REGON), danych dot. m.in. stawki odsetek z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej obowiązującej na dzień wystawienia upomnienia, według której należy obliczyć dalsze odsetki do dnia zapłaty oraz wysokości kosztów upomnienia, jak również pozostałych informacji wymienionych w ww. przepisie, w tym o możliwości wszczęcia egzekucji administracyjnej i związanych z tym opłat oraz pouczeń. Ponadto nie naliczono ww. podatnikowi kosztów upomnienia (16,00 zł), niezgodnie z art. 15 § 2 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
Wystawienie w dniu 01.12.2022 r. i przesłanie podatnikowi podatku od środków transportowych, upomnienia nr RPO.3140.1.2022, niezawierającego pouczenia, że w przypadku wszczęcia egzekucji administracyjnej będą stosowane środki egzekucyjne i powstanie obowiązek zapłaty kosztów egzekucyjnych wymienionych w § 2 pkt 6 ww. rozporządzenia.
Wniosek pokontrolny RIO – stosowanie procedur windykacyjnych, zgodnie z wymogami określonymi w § 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 lutego 2024 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. poz. 316), poprzez wystawianie upomnień podatnikom, u których zaległość podatkowa wraz z odsetkami przekroczyła dziesięciokrotność kosztów upomnienia, zawierając w ich treści dane wymagane zapisami rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 4 grudnia 2020 r. w sprawie danych zawartych w upomnieniu (Dz. U. poz. 2194), w tym wysokość kosztów upomnienia, o których mowa w art. 15 § 2 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity Dz. U. z 2023 r., poz. 2505, z poźn. zm.).
Dokonywanie w 2022 r. i 2023 r. przypisów lub odpisów podatku od środków transportowych na kartach kontowych podatników (osób prawnych i fizycznych) niezgodnie z postanowieniami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, tj.:
z datą wcześniejszą niż data wpływu deklaracji podatkowych, które powinny stanowić podstawę dokonania przypisu, co dotyczyło 2 deklaracji na 2023 r.,
w innym okresie sprawozdawczym niż ten, w którym wpłynęła deklaracja podatkowa, co miało miejsce w przypadku 3 deklaracji na 2023 r. Takie działanie jest niezgodne z przepisami ujętymi w § 4 ust. 1 pkt 1 i § 9 ust. 2 ww. rozporządzenia w powiązaniu z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
z datą wcześniejszą niż data doręczenia decyzji ustalającej wymiar podatku. Powyższe dotyczyło decyzji w sprawie określenia zobowiązania w podatku od środków transportowych na 2022 r. wydanej przez Wójta Gminy w dniu 01.06.2022 r. (wymiar w kwocie 1.220,00 zł). Powyższe stanowi o nieprzestrzeganiu przepisu art. 21 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa oraz § 4 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia.
bez uzyskania dokumentu stanowiącego podstawę odpisu, w postaci korekty deklaracji, w sytuacji zaistnienia okoliczności mających wpływ na wygaśnięcie obowiązku podatkowego, wbrew zapisom § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia. Powyższe dotyczy dokonania w dniu 08.09.2022 r. odpisu ww. podatku w kwocie 1.163,00 zł, mimo iż podatnik nie złożył – zgodnie z wymogiem art. 9 ust. 6 pkt 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych – korekty deklaracji, a jedynie decyzje o czasowym wycofaniu z ruchu dwóch pojazdów.
Wniosek pokontrolny RIO – dokonywanie przypisów lub odpisów podatku od środków transportowych na kartach kontowych podatników w miesiącu otrzymania deklaracji (korekty deklaracji), jednak nie wcześniej niż data jej wpływu lub pod datą doręczenia decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego, zgodnie z postanowieniami art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2023 r., poz. 120, z późn. zm.) w powiązaniu z § 4 ust. 1 i § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 208, poz. 1375) oraz art. 21 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2023 r., poz. 2383, z późn. zm.), na podstawie dowodów wskazanych w § 4 ust. 1 przywołanego rozporządzenia.
Wydanie w 2023 r. czterech decyzji w sprawie umorzenia zaległości w podatku od nieruchomości trzem podatnikom (os. prawnym) z naruszeniem przepisów art. 165 § 1 i art. 169 oraz art. 187 § 1 i § 3 w powiązaniu z art. 210 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. Umorzenia dokonano wyłącznie na podstawie wniosków podatników, do których podatnicy nie dołączyli dokumentów na potwierdzenie ich sytuacji finansowej (z wyjątkiem jednego wniosku z dnia 01.02.2023 r., do którego dołączono sprawozdanie finansowe za 2021 r.). Decyzje wydano bez wezwania podatników do uzupełnienia dokumentów, nie powołując się na materiał dowodowy lub fakty powszechnie znane organowi, potwierdzające okoliczności uzasadniające udzielenie ulgi w zapłacie zaległości podatkowych wraz z odsetkami. (..)
Wniosek pokontrolny RIO – udzielanie ulg w spłacie zobowiązań podatkowych po uprzednim przeprowadzeniu postępowania podatkowego, mającego na celu ustalenie, czy zachodzą okoliczności uzasadniające udzielenie tej ulgi, przytaczane następnie w uzasadnieniu faktycznym decyzji organu podatkowego. Przestrzeganie tym samym zasad postępowania podatkowego określonych w dziale IV ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2023 r., poz. 2383, z późn. zm.), w tym przepisów art. 165 § 1 i art. 169 oraz art. 187 § 1 i § 3 w powiązaniu z art. 210 § 4 ww. ustawy oraz obowiązku jego dokumentowania, stosownie do przepisu art. 177 przedmiotowej ustawy.
Opracowano na podstawie wystąpienia pokontrolnego RIO Kraków z dnia 14.01.2025, znak: WK.6130.39.24.
Pilne! Nowy tekst jednolity ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Czy trzeba zmienić publikator w upomnieniach i w tytułach wykonawczych? Czy stary publikator w upomnieniu powoduje jego nieważność?
Obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 10 stycznia 2025 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji pojawiło się 31 stycznia 2025 r. Nowa pozycja tekstu jednolitego ustawy to 132.
Powstaje pierwsze pytanie czy nowy publikator należy zamieszczać w upomnieniach, które będą dotyczyły zaległości podatkowych podatków lokalnych i opłaty śmieciowej z terminami płatności 15.01.2025 i lat wcześniejszych czy należy zostawić stary publikator ustawy?
Nowy tekst jednolity ustawy pojawił się 31.01.2025, a zatem od tego dnia w upomnieniach kierowanych do zobowiązanych należy wskazywać już nowy publikator, bez względu na okres dochodzonej zaległości podatkowej.
Podanie starego publikatora w upomnieniu np. z niewiedzy o ostatnie zmianie, brak aktualizacji słownika wzorów nie powoduje jego nieważności i nie ma wpływu na skutek jaki ma wywołać upomnienie (zasada zagrożenia). Niemniej jednak poprawność administracyjna nakazuje aktualizację publikatorów i posługiwanie się przez urzędy publikatorem aktualnie obwieszczonym przez Marszałka Sejmu.
W przypadku tytułów wykonawczych kierowanych do naczelnika urzędu skarbowego publikator wskazany jest w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wzorów tytułów wykonawczych. Mając powyższe na uwadze urząd samodzielnie nie zmienia publikatora. Ponadto posługuje się w sprawach kierowanych naczelnika urzędu skarbowego wzorem określonym w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych.
UWAGA! przypominam, że nowy wzór tytułu wykonawczego TW – 1 wersja 7 został opublikowany przez Ministerstwo Finansów 03.12.2024. Wzór ten będzie jedynym obowiązującym wzorem od 25 marca 2025 roku!
Egzekucja administracyjna może być wszczęta, jeżeli wierzyciel, po upływie terminu do wykonania przez zobowiązanego obowiązku, przesłał mu pisemne upomnienie, zawierające wezwanie do wykonania obowiązku z zagrożeniem skierowania sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego oraz inne dane niezbędne do prawidłowego wykonania obowiązku przez zobowiązanego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Postępowanie egzekucyjne może być wszczęte dopiero po upływie 7 dni od dnia doręczenia tego upomnienia.
Upomnienie jest szczególnym rodzajem wezwania do dokonania określonej czynności przez zobowiązanego tj. zapłaty zaległości podatkowej w zakresie należności pieniężnej, pod rygorem skierowania sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego w administracji.
W wyniku nowelizacji ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji od 25 marca 2024 r. ustawodawca wyeliminował wątpliwości dla stosowania zasad i przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego do czynności wierzyciela podejmowanych przed wszczęciem postępowania egzekucyjnego na podstawie niniejszej ustawy. Wynika to z nowelizacji art. 18 upea. Podkreślenia wymaga sposób konstrukcji odesłania do stosowania przepisów Kpa. Ustawodawca posłużył się zasadą, jeżeli przepisy niniejszej ustawy nie stanowią inaczej do czynności wierzyciela podejmowanych przed wszczęciem postępowania egzekucyjnego na podstawie niniejszej ustawy przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego stosuje się odpowiednio.
Odpowiednie stosowanie prawa może prowadzić do wniosku, że pewne unormowania przepisu, do którego nastąpiło odesłanie znajdują zastosowanie do instytucji regulowanej przez przepis odsyłający, inne natomiast nie mogą znaleźć takiego zastosowania. To oznacza, że „odpowiednie” zastosowanie przepisów k.p.a. w postępowaniu egzekucyjnym może być stosowane tylko w takim zakresie i w taki sposób, żeby uzupełniać, a nie modyfikować przepisy u.p.e.a. – wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego dnia 20 października 2021 r., sygn. akt III FSK 213/21.
Sama ustawa o postepowaniu egzekucyjnym w administracji, jak również rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 4 grudnia 2020 r. w sprawie danych zawartych w upomnieniu, przy czym, co warte jest podkreślenia, rozporządzenie zawiera otwarty katalog jego elementów nie odnoszą się do kwestii tzw. klauzuli informacyjnej RODO.
Mając na uwadze, że upomnienie jest szczególnym rodzajem wezwania i odesłaniem z art. 18 upea do przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego należy uzupełnić regulacje upea dotyczące upomnień, o wybrane przepisy z art. 54 Kpa. Chodzi tutaj przede wszystkim o obowiązek umieszczania w upomnieniu tzw. klauzuli RODO.
Od 25.03.2024 r. wyeliminowane zostały zatem wątpliwości co do obowiązku umieszczania przez wierzyciela tzw. klauzuli RODO w upomnieniu stosowanym w ramach egzekucji administracyjnej.
